いつも仕事が納期に間に合わない人いませんか。
納期や期限が間に合わない人には特徴があります。
今回は「納期に間に合わない理由と改善方法」について解説したいと思います。
納期に間に合わない理由と改善方法
納期に間に合わないのには理由があります。
具体例を交えて、改善方法を解説します。
①目標の期限が曖昧
よく納期に間に合わない人は、自身が立てる目標の期限が曖昧です。
例えば次のとおり。
「来週には提出します」
「資料が終わり次第、すぐに送ります」
「午後イチに着手します」
曖昧な表現を使うと、守ろうとする意識も曖昧になり、結果、遅れてしまいます。
ではその改善方法はどうすればいいのか。
改善方法「目標の期限は具体的にする」
曖昧な期限表現を具体的、定量的に言い換えると期限までに時間、距離間がつかめて、意識して行動できるようになり、納期遅れが改善されます。
※改善イメージ
「来週の月曜日の12時までに提出します」
「資料作成に5時間ほどかかるので、18時に送ります」
「本日14時から着手します」
②見積もり精度が悪い
仕事にかかる工数の見積もり精度が悪いのも、納期に間に合わない人の特徴です。
例えば次のとおり。
「来週金曜日が納期だから、水曜日に着手すれば間に合うか。」
「上司のチェックは直前で大丈夫かな。」
実際、着手してみるとデータが足りてなかったり、上司の確認が必要だったりと分かるが時すでに遅し。
ではその改善方法はどうすればいいのか。
改善方法「他の仕事や飛び込み業務を加味して早めに見積もる」
慣れないうちは工数の見積もりは非常に難しいですが、徐々に感覚がつかめていきまいきます。
ポイントは他に抱えている仕事や、飛び込み作業を加味して見積もりを立てるのが大切。
そして、仕事を請け負った次第、なるべく早めに見積もることも大切です。
※改善イメージ
「水曜まで〇〇案件にかかりっきり木曜日には△△案件が飛び込んでくる可能性があるな」
「上司の確認も必要。来週から出張にいくので今週中に一度見てもらう必要があるな」
③仕事を抱え込んでしまう
納期に間に合わない人は仕事を抱え込む傾向にあります。
例えば次のとおり。
「これってどうやって入力するんだっけ？何度もやったけど良く分からない、もうすこし頑張ろう」
「あれもこれもまとめないと、、、ぜんぜん時間が足りない。」
人に頼る事をせずに自分で解決しようとして結果、時間が足りなくなります。
ではその改善方法はどうすればいいのか。
改善方法「得意な人に聞く、間に合わない場合はまずは上司に報連相」
前提として、何でもかんでも、人に聞くには良くないですが、何度かやって明らかに解決できない問題は早々に判断して得意な人に聞きましょう。
そして、このままだと間に合わないと分かった時点で、上司に報告・連絡し、どうすれば良いか相談しましょう。
納期遅れという大きな問題になる前に、人員のアサイン、納期の調整など上司が動いてくれます。
※改善イメージ
「この操作に詳しい先輩に確認しよう。」
「このまま一人でやると確実に間に合わない、まずは上司に状況について報告。あと誰かご協力いただけないかも相談してみよう。」
さいごに
今回は「納期に間に合わない理由と改善方法」について解説しました。
誰かのお役に立てたら幸いです。
以上、ワーカホリックダイアリーでした。
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