仕事術

メール誤送信防止テクニック「作成手順を逆にするだけ」

メールの誤送信にヒヤヒヤ

近年ではビジネスシーンで情報の伝達のために、Eメールを活用されている方が多いと思います。
コストもほぼ掛からないのと、利用が楽なので気軽に使える反面、誤送信も起きやすいです。

実際の私の職場でも定期的に誤送信が起きており、明日が我が身と思いヒヤヒヤしています。

メールの作成手順を逆にするだけで誤送信が減る

私が会社の先輩に聞いた「簡単な誤送信防止の方法」をご紹介します。

それはメールの作成手順を逆にするという方法。

(1) 添付ファイルがある場合はまず添付する
(2) 本文を記載する
(3) 件名を記載する
(4) 宛先を設定する
(5) 送信するメリット
・宛先を設定するのが一番最後のため、メール作成途中で誤送信されることがない
・添付ファイルを付与するのが最初のため、添付忘れが発生しにくい

これだけで誤送信が少なくなります。
是非、試してみてください。

さらに
Gmailを利用している方は次のように機械的に誤送信を事前チェックすることが可能です。
こちらも併せてご覧になられると良いかもしれません。

【メール誤送信防止】Safety for Gmailと送信取り消し機能の設定方法

二つの機能を利用 ①Gmail設定の「送信取り消し機能」 ②Chrome拡張機能の「Safety for Gmail」 ビジネスにおける誤送信は怖い 昔に比べて、ビジネスでemailを利用するようにな ...

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以上、ワーカホリックダイアリーでした。

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