仕事術

【コピペOK】社外向けビジネスメールの例文

タイトル
【『種類』】◯◯の△△について本文
『相手の会社名』
『相手の名前』 様
お世話になっております。『自分の会社名』の『自分の名前』です。

『内容を簡潔に』~
引き続き、よろしくお願いいたします。

******************************************************
『自分の会社名』
『自分の名前』 (『ローマ字(読みが分かるように)』)
〒『郵便番号』 『会社の住所』
TEL :『会社の電話番号』
MAIL:『eメール』
URL : 『会社のホームページURL』
******************************************************

タイトル

一目で要件が分かるように工夫

「あぁ、あの件ね」「見積りの依頼か」と分かるように、墨かっこ”【】”でメールの種類を表記したりしてます。

例えば、

・【依頼】製品SO-22Gのお見積りについて
・【確認】9月30日イベントの集合場所・時間について
・【重要】8月分のお支払いの件

というように、相手がイメージつきやすいようにタイトルをつけましょう。

本文の文頭

誰宛のメールが誰から届いたのが明確にわかるように記載

場合によっては、多数登録されているメーリングリストにお送りすることもあるので、誰宛なのかしっかり記載しましょう。

苗字だけでは、特定できない場合もあるので最初のメールは「部署名」も記載しておくのが無難です。

同様の理由でフルネームで明記した方が良い場合もあります。

自分が名乗るときは、社名と氏名をサックリ伝えます。自分の場合はあまり長い部署名は、最初の段階では名乗りません。

本文 内容

1メール1質問が理想


簡潔に内容を記載しましょう。

いくつも質問してしまうと、すべて回答がそろうまで返信できなかったり、抜け漏れが発生するので、なるべく一つの質問にしましょう。

本文の文章として10行を超えたら情報が詰め込みすぎで整理できていない状態の危険信号だと思ってください。

本文 締め

とにかく、よろしくお願いします


締めのワードは以外にすくないです。

引き続き、よろしくお願いいたします。

今後ともどうぞ、よろしくお願いいたします。

お手数おかけしますが、よろしくお願いいたします。

一つこれというものを、決めておけば楽です。

署名

名刺代わり


以外に大切な署名は必ず記載しましょう。

※ローマ字の部分は、漢字、日本語が読めない人用です。

『自分の会社名』
『自分の名前』 (『ローマ字(読みが分かるように)』)
〒『郵便番号』 『会社の住所』
TEL :『会社の電話番号』
MAIL:『eメール』
URL : 『会社のホームページURL』

署名の常に最新情報にしてください。

住所が変わったり、電話番号が変わったらすぐに変更しましょう。

送信時間

送信時刻は営業時間内が理想

基本的には、緊急時以外は営業時間内(9時~18時)にメールをお送りするようにしましょう。

以上になります。

本ブログを見ている新社会人の皆様、お仕事楽しんでくださいね。

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