仕事術

いつも残業している同僚をフォローしよう。一緒に仕事の平準化・効率化する方法を考えよう。

2019年6月11日

みんなで残業しても意味がない

チーム内に業務過多でいつも残業になっているメンバーはいませんか?

本来、業務量の偏りはマネージャーの責任です。

キャパオーバーでその人が倒れる前にチーム内や周りのメンバーでフォローすることになります。

今回は、このフォローする際のポイントを記事にしたいと思います。

原因を突き止めよ

 

業務過多になっているのは、必ず原因があります。

業務が集まる主な理由は次になります。

・頼まれやすい。

・会社の歴が長いため、よく人から聞かれる

・その人以外でも出来る事をやっている

・完璧を求めすぎている

・自分の能力以上のことを安請け合いする

その人自身にも、マネージャーにも、チームのメンバ-にも責任があります。

みんなで当事者意識をもって改善していきたいですね。

一緒に効率化を考えよう

業務が多い人から、単純にタスクを引き受けてこなすだけでは、また同じように業務が一部の人に集中する可能性があります。

どうすれば業務を効率化できるのかを一緒に考えるのが良いです。

一つ一つ、効率化、改善策の例を説明していきたいと思います。

他人から頼まれやすい

基本的にやさしい人がこの傾向にあります。

プロジェクト外から個別に頼まれたりすることが多いです。

この改善策、効率化は「見える化」です。

個人で受けるのをやめてもらいましょう

依頼はプロジェクトやチームに投げて、その瞬間に最適メンバーを選出してもらうことで仕事が偏ることを防ぐことができます。

会社の歴が長いため、人から聞かれることが多い

会社の生き証人やレジェンドと呼ばれる社歴の長い人たちは、やたらと質問が集まります。

それは信頼されている証拠で良いことなのですが、一人ひとりに対応していたら、業務が進みません。

そして、質問はたいてい似通ったり、いくつかのパターンにまとまることが多いです。

まずはよくある質問とその答えをFAQとしてまとめてもらいましょう。

今後はその人に質問するのはなく、FAQを見てもらい、足りない部分はさらに補足していくという方法をとることで、業務過多な状態が改善されるだけでなく、チームの資産として残ります。

その人以外でも出来る事をやっている

これも見える化で改善します。

その人に現在の業務を、書きだしてもらってその人以外で出来ることはどんどん引きはがしていきましょう。

完璧を求めすぎている

完璧を目指すことはことではないのですが、完璧を目指すことで時間がかかり、納期に間に合わないことになったら本末転倒です。

100%を目指すことなく、50%程度でチームに一旦判断を仰ぐことでアドバイスをもらって、結果 効率的に仕事が進むことがあります。

その人の案件が半分程度進んだら、チームでみんなで見てアドバイスしてあげましょう。

自分の能力以上のことを安請け合いする

優しさや、人から良く見れたい、断ったら評価が下がる、などいろいろな思いで、業務が本当に出来るか判断せずに安請け合いしてしまう人がいます。

見積もりが慣れていない若手に多いのですが、周りからみて、安請け合いしているメンバーを見たら、何日ぐらいで本当にできるのか「見積もり」を一緒にやってあげてください。

数字に落そうとすると、現実が見えてきて、自分の能力だと納期に間に合わないことが理解できます。

見積もり精度、大切さを理解させることができれば、その人が変に抱え込むことが少なくなっていきます。

今回は、周りの業務過多なメンバーのフォローの仕方、効率化の方法についてまとめました。

皆さんの役に立てたら幸いです。


以上、ワーカホリックダイアリーでした。

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