メールチェックすればするほど生産性が下がる
どの会社でも仕事で電子メールを使っていると思います。
IT系の会社のためか1日100通はメールが届きます。
勤怠連絡メール、システムエラーメール、客先からのメール、メルマガ、社内メールなど。
若手の頃はメールを逃していけないと、メールが着信するたびにメールの中身をチェックしていた気がします。
直前にやっていた業務を止めてメールチェックをしていたため、元の業務にもどり再び集中するのにかなりの時間を要していた気がします。
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人間は結局「マルチタスクは出来ない」。シングルタスクで集中処理。
メールチェックの回数は少ない方が仕事の生産性があがります。
一日2.5回のメールチェックでも問題なかった
私は現在、1日2.5回のメールチェックしかしていません。
2.5回って何？そもそもそんな少ない回数で問題ないの？
と不思議に思ったかもしれませんが、実際問題ないのです。
確認タイミングは以下のとおりです。
・出社後 0.5回
・昼休み1回
・退社前 1回
[出社後に0.5回]緊急メール、勤怠メールのみ確認
全部の未読メールを見るのではなく、タイトルを見て明らかに緊急、重要そうなメール、同僚などの勤怠メールだけを確認するため、0.5回と表してます。
確認時間は約5分程度です。
午前中は脳が一番元気に活性化している時間帯です。
メール確認に使うのは勿体ないため、極力重要なメールのみ確認して残りは後回しにします。
メールで来ている時点で緊急性の高いモノではないので。
[昼休みに1回]未読メール確認
前日の退社時から昼前までの未読メールを全てチェックします。
確認時間は約15分程度です。
リラックスしながら流し読みをしています。
[退社前に1回]未読メール確認
昼休み後から退社前までの未読メールを全てチェックします。
確認時間は約5分程度です。
日中帯 約6時間ほどで来たメールをさばくだけなのでそこまで時間もいりません。
さいごに
今回はメールチェックについて書きました。
誰かのお役に立てたら幸いです。
以上、ワーカホリックダイアリーでした。