仕事術

メールチェックの頻度、タイミング、時間|生産性の向上

こんな方におすすめ

  • 仕事のメールチェックの頻度について知りたい方
  • メールチェックのタイミングや費やす時間について知りたい方

現在、多い時で1日100通ほど電子メールが届きます。

勤怠連絡メール、システムエラーメール、客先からのメール、メルマガ、社内メールなど。

若手の頃は直前にやっていた業務を止めてでも重要な内容かどうかメールを受信するたびにメールの中身をチェックしていました。

ご想像の通り、生産性はあがってませんでした。

現在、私が行っている「仕事の生産性を考えたメールチェックの頻度、タイミング、費やす時間」について解説したいと思います。

一日3回のメールチェックでも問題ない

私は現在、メールチェックは1日3回しかしていません。

メールチェックするタイミング費やす時間はつぎのとおりです。

・出社後 1回、5分

・昼休み1回、15分

・退社前 1回、5分

[出社後に1回]緊急メール、勤怠メールのみ確認

基本的にメール緊急性が高いモノはほぼないという前提で考えています。

午前中は脳が一番元気に活性化している時間帯です。

特に朝いちは全部の未読メールを見るのではなく、タイトルを見て明らかに緊急、重要そうなメール、同僚などの勤怠メールだけを確認します。

確認時間は約5分程度です。

メール確認に使うのは勿体ないため、極力重要なメールのみ確認して残りは後回しにします。

[昼休みに1回]未読メール確認

前日の退社時から昼前までの未読メールを全てチェックします。

確認時間は約15分程度です。

リラックスしながら流し読みをしています。

[退社前に1回]未読メール確認

昼休み後から退社前までの未読メールを全てチェックします。

確認時間は約5分程度です。

日中帯 約6時間ほどで来たメールをさばくだけなのでそこまで時間もいりません。

さいごに

今回はメールチェックについて解説しました。

誰かのお役に立てたら幸いです。

以上、ワーカホリックダイアリーでした。

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