仕事術

読みやすく伝わりやすいメールを考える

2019年3月12日

読み手のことを考えたメールを

仕事でメールを書くとき、どのような点を気にしますか。

相手が読むときに読みやすく、重要事項が伝わることを大切にしたいと考えてます。

次の文章を見てみてください。

むかしむかし、あるところにお爺さんとお婆さんが住んでいました。お爺さんは山へ芝刈りに、お婆さんは川へ洗濯に行きました。お婆さんが川で洗濯をしていると「ドンブラコ、ドンブラコ」と大きな桃が流れてきました。

文字の塊のように見えて、少し読みにくいですね。

今回は、こちらの文章を例にメールの書き方のポイントについて説明していきたいと思います。

①改行

改行してみるとどうでしょうか。

むかしむかし、あるところに

お爺さんとお婆さんが住んでいました。

お爺さんは山へ芝刈りに、
お婆さんは川へ洗濯に行きました。

お婆さんが川で洗濯をしていると

「ドンブラコ、ドンブラコ」

と大きな桃が流れてきました。

少しだけ読みやすくなりました。

②強調表現

最近のメールは、リッチテキストが簡単に利用できます。
リッチテキストを使い、強調表現するとさらに伝わりやすくなります。

先ほどの文章に強調表現を入れてみましょう。

むかしむかし、あるところに

お爺さんお婆さんが住んでいました。

お爺さんは山へ芝刈りに、
お婆さんは川へ洗濯に行きました。

お婆さんが川で洗濯をしていると

ドンブラコ、ドンブラコ

大きな桃が流れてきました。

登場人物情景描写が強調表現されることで読みやすくなったと思いませんか。

箇条書きで工夫

続きまして、箇条書き表現や形式を工夫するだけで、伝わり方が変わります。

[いつ]:むかしむかし
[誰が]:お婆さん
[場所]:
[何をしていた]:洗濯中
[何を発見した]:大きな桃
[備考]:
・お爺さんは山へ芝刈り中だった。
・桃が流れてきた時「ドンブラコ、ドンブラコ」という音がしていた。

少し極端な使い方をしたので、無機質な感じになりましたが、簡潔に情報が伝わったかと思います。

「会議日程」「集合場所」「アジェンダ」だったり、文章の中に混ぜ込んでしまうと見落としがちなモノを、箇条書きなど、切り出す工夫も使うのもありです。

④砕けた表現は使わない

少し砕けすぎた表現を多用することは時には気分を害す人もいるので気をつけてください。

(中略)
婆ちゃんが川で洗濯をしていると(*´ω`*)
ドンブラコw、ドンブラコw
と大きな桃が流れてきましたwww

あだ名で呼んだり
顔文字をいれたり
「w(草)」を使ったり

絶対にダメです。

「そんな社会人なんていないでしょ!」

と思うかもしれませんが、結構いるのです。
少なくとも私の会社にはいました。

プライベートなチャットならまだしも、ビジネスメール上では上記のような砕けすぎた表現は避けましょう。

まとめ

ビジネスにおけるメールを作成するさいには次の点に注意してみたら良いと思います。

①改行を積極的に行う
②強調表現を効果的に使う
③箇条書きで工夫
④砕けた表現は使わない

以上、ワーカホリックダイアリーでした。

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