スキルアップ 仕事術

宴会の幹事を任された!結局、幹事って何をやればいいの?めんどくさいと思わずにやってみよう(新年会、忘年会、壮行会)

飲み会の幹事には、仕事のすべての要素が詰まっている。

幹事はスキルアップのチャンス

若手の頃は、飲み会の幹事を任されることが多いですね。
幹事は、様々な会社の人と調整しないといけないので、とにかく時間がかかるし面倒くさいので、出来ればやりたく無いと思っている方も多いと思います。

ですが、この幹事という仕事、侮ってはいけません。

仕事の全てが詰まっています。
一つのプロジェクトとして考えると分かりやすいです。

幹事を任命されたときから、このプロジェクトは始まります。

イヌじい
忘年会の幹事やってくれ

承知しました!(めんどくさい、、)
ネコたろう

まずは何から始めればいいんだっけ?
ネコたろう

1.企画

与えられた目標は「忘年会を開催し、成功させること」

ネコたろう
成功ってなんですか?

私は「全員参加してもらい、楽しんで貰うこと」だと思います。

「忘年会なら、飲み屋ではなく、大きめのレストランとかを貸し切るとかどうだろう」
「社長は何が好きだっけ?」「女性も来てくれそうなお店は?」

いろいろ企画を練っていきます。

2.段取り

企画を念のため、上長などに確認してもらった方が良いです。
また、全員の日程を調整する前に、必ず出席して貰わなければ会が成立しないメンバーの参加できる日程を確認します。
会社全体の忘年会でしたら、「社長」は必ず参加してないとまずいです。
部の飲み会だったら、「部長」の都合が良い候補日をいくつか聞いておくのをおすすめします。

必須メンバーが参加できる候補日が出たら、次は全員との日程調整です。

3.日程調整

一番、大変な日程調整。
ですが、今は便利なツールが多数出ているので、使わない手はないです。

日程調整ツールは沢山ありますが、以下のツールがおすすめです。

調整さん

イベントを作成し、内容、候補日時を入力するだけですぐに出欠表が完成。
出欠表のURLを参加者に送り、回答してもらうだけで幹事の仕事がだいぶ楽になります。

回答が集まったら、最も参加者の多い日程でお店を抑えればよいだけです。

イメージはこんな感じです。

4.お店選び

常識の範囲で飲み会の一人当たりの予算は「4000円~6000円」くらいだと思います。
2000円とかですね、規模も小さくなりますし、逆に10000円だと参加者が少なくなります。
5000円前後で考え、お店を選びましょう。

ポイントは
・会社から歩いていけること
・電車に乗る場合は駅から近いこと
・うるさすぎないこと
・できれば個室、仕切りがあること
・飲み放題、料理はコースがあること
・極端に辛すぎる、独特な風味のお店は避けること

いろいろ書きましたが、あまり奇をてらった店はやめておいた方が良いです。
食べログなどでリサーチして、評価の高いお店を選べば、はずすことはないと思います。

5.当日の仕切り

当日のドタキャンは良くあることなのですが、前日・当日の朝にリマインドしておくと、
ドタキャン率が下がります。

とにかく、一人でも多くの参加を目指しましょう。

それでも不参加者が発生してしまったら、早めにお店に連絡しましょう。
キャンセル料が発生する場合もありますので気を付けましょう。

出発時間、集合場所などは、事前に決めておきましょう。
近くならみんなで会社のロビーに集合してから行った方が良いです。

お店まできたら、後はみんな勝手に楽しみ始めますので、一安心です。

最初の挨拶+乾杯の発声、最後の挨拶くらいは決めておきましょう。
こちらも事前に当人、話を通しておかないと、当日びっくりさせてしまいます。
人によっては、気分を害す方もいますので、ちゃんと伝えておいてください。

6.支払い・清算

支払いは幹事が必ず行いましょう。
一人ひとりその場で徴収すると現場が混乱するのでやめましょう。
徴収は後日行うとして、その場は幹事が現金一括か、カードで払いましょう。
クレジットカードを持っていない人は、かならず現金を用意しておきましょう。

幹事は大変ですが

このように企画から支払いまでいろいろ、周りに気を配りながら遂行していかなければいけません。
ですが、このプロジェクトを完遂したころには、一回り成長していると思います。
さらに名前を覚えてもらえ、場合によっては幹事の動きを評価され、新しい仕事を任してもらうこともありますので、是非、率先して幹事をやってみてください。

まとめ

幹事とは

一大プロジェクトである。幹事をやると一気に成長でき、さらに名前を覚えてもらえる。率先してやろう。

何かのヒントになれたら幸いです。

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