仕事術

稟議書を一発で通す書き方、コツを説明

なかなか稟議書が通らない

社会人の方は「稟議書」という言葉をよく耳にすると思います。

改めて、稟議書について説明すると

稟議書(りんぎしょ)とは

会社で導入したい事柄、購入したい物品、もしくは出張について、了承してもらうための説明書類のこと。

特に会議を開くまでもないような事だけど、上長の承認が必要な場合に利用される承認方法のひとつです。

この稟議書、組織体系や上長との相性によってなかなか通らない場合があります。

今回は稟議書で必ず押さえておくと、稟議が通り易くなるポイントを説明したいと思います。

一発で通す書き方、コツ

次の4つを書くことで稟議は通りやすくなります。

背景と目的を簡潔に書く
・発生するコストを明確に書く
・実行された時のメリットを書く
期限・デメリットもあるなら隠さず書く

背景と目的

まず、背景と目的が簡潔に伝える事が大切です。
どういう背景でどんな問題を解決したいのか、ここが伝わらないとなかなか稟議が通らないでしょう。

コスト

何を何個欲しいのか。税込みでいくらなのかをしっかり明記しましょう。
可能なら購入サイトのURLをいくつか提示してあげると稟議が通りやすくなります。

メリット

次に、実行された時のメリット、どんな嬉しいことが起こるのかを書きましょう。
「このPCに換えることで5時間の作業が30分で終わります。月に100時間の工数を削減できます。」

といったように費用帯効果を明記することでより稟議が通りやすくなります。

デメリット・期限

良い面、悪い面、隠さず 網羅出来ている方が、信頼性があがり、稟議が通りやすくなります。

「これくらいのデメリットなら、カバーできる」
「期限があるんだな、では早めに通してやろう」

といったように上長が判断しやすくなるためです。


今回は、通りやすい稟議書について説明しました。
是非、参考にしてみてください。

以上、ワーカホリックダイアリーでした。

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